E-Mails, Bewerbungen und mehrWortgewandte KI: Richtig schreiben mit ChatGPT und Co.

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SpotOn News | 05.11.2024, 14:46 Uhr

Die Bewerbung liest sich langweilig und für die tausendste E-Mail an den Kollegen ist gerade eigentlich gar keine Zeit? KI-Tools können Inspiration liefern und dabei helfen, jegliche Art von Text aufzusetzen.

Egal ob ChatGPT, Googles Gemini oder eine der vielen Alternativen: KI-Tools können auch beim Schreiben unterstützen. Doch immer mehr Menschen erkennen derzeit noch typische Stile Künstlicher Intelligenz, die oftmals unpersönlich und unnatürlich wirken. Das kann beim Gegenüber, sei es der Empfänger einer E-Mail, der Leser eines Textes oder die Personalmanagerin des Unternehmens, bei dem man sich bewirbt, das Vertrauen in die Kompetenz des anderen schmälern. Dieses Problem lässt sich jedoch mit simplen Handgriffen lösen.

Nutzerinnen und Nutzer sollten sich mit vielen der KI-Tools über sogenannte Prompts austauschen, statt nur einzelne Schlagworte anzugeben. Dabei sollten User möglichst natürlich schreiben und präzise Angaben machen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Hier einige Anwendungsbeispiele und mögliche Prompts, um das Schreiben mit KI zu erleichtern.

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E-Mails persönlicher schreiben

Zu formelle E-Mails schrecken sowohl im Job als auch im Privaten ab und schaffen womöglich Distanz. Mit der KI hat man zwar eine starke Basis an der Hand, aber ein persönlicher Touch sollte nicht fehlen – etwa eine herzliche Begrüßung oder ein paar individuelle Details.

Prompt-Tipp: "Formuliere eine Terminabsage per E-Mail so, dass Sympathie und Wertschätzung vermittelt werden. Halte die Absage gleichzeitig kurz und prägnant."

Bewerbungen effektiver gestalten

Immer mehr Bewerber setzen auf ChatGPT und Co., um sich das Schreiben zu erleichtern – und genau das wird zum Problem. Personalmanager entwickeln häufig ein feines Gespür dafür, wann ein Text maschinell erstellt wurde. Auch KI-Detektoren wie GPTZero schlagen Alarm: Klingt der Text zu glatt und zu unpersönlich, verspricht dies keinen guten Ersteindruck. Hier bietet es sich an, persönliche Details einzubauen, die Satzstruktur aufzulockern und einen direkten Bezug zum Unternehmen herzustellen.

Prompt-Tipp: "Schreibe eine Bewerbung als […] bei Firma […] . Wecke unterbewusst das Gefühl, es gäbe Personen wie mich nur selten, und ich wäre das fehlende Puzzleteil im Unternehmen, das es voranbringt. Betone logisch, lebhaft und realistisch, wie meine Stärken der Firma nützen. Keine Floskeln. Halte dich kurz und prägnant. Meine Stärken sind […]."

KI-Texte menschlicher wirken lassen

Viele KI-Texte klingen maschinell. Sätze wie "Ich lade Sie auf eine faszinierende Reise ein" wirken unnatürlich. Um einem Text eine natürlichere Note zu geben, sollte dieser noch einmal überarbeitet werden.

Tool-Tipp: Mit Tools wie DeepL Write oder dem Wortliga Text-Umschreiber können Nutzerinnen und Nutzer KI-Texte kostenlos in Sekunden verbessern und in verschiedenen Stilen umformulieren – etwa "persönlich" oder "formell". Wortliga "humanisiert" außerdem KI-Texte.

Gefühle in Texte einbringen

Oft fehlt KI-Texten das Gefühl. Aber besonders bei sensiblen Themen wie Beileidsschreiben sind Emotionen wichtig. Computer können im Gegensatz zum Menschen vor dem Bildschirm keine echten Gefühle zeigen. Man sollte sich daher die Zeit nehmen, den Text so anzupassen, dass er Wärme und Anteilnahme ausstrahlt.

Prompt-Tipp: "Formuliere den Text so, dass er beim Leser das unterbewusste Gefühl auslöst, dass wir zusammengehören, und dass ich jederzeit für ihn da bin."

Satzstrukturen abwechseln

Ein Problem von KI-Texten ist auch, dass sich Satzstrukturen wiederholen. Um das zu verhindern, sollte für Abwechslung gesorgt sein. Unterschiedliche Satzanfänge und eine variierende Länge von Sätzen machen Texte nicht nur leichter zu lesen, sondern wirken auch interessanter.

Prompt-Tipp: "Baue lebendige Beispiele und Abwechslung in den Text ein, hinsichtlich Wortwahl, Satzlänge, Betonung und Verwendung von Pausen."

Einfache Sprache nutzen

Viele Fachbegriffe und lange Wörter machen Texte genauso wie verworrene und komplizierte Sätze
schwerer zu verstehen. Insbesondere in E-Mails und sensiblen Texten sind Klarheit wichtig.

Prompt-Tipp: "Ersetze lange Wörter und Fachbegriffe durch kurze und alltagsnahe Wörter. Drücke dich einfach und verständlich aus. Orientiere dich am Sprachniveau B1."